Pubblicare le foto dei dipendenti sul sito aziendale richiede una valutazione diversa da quella necessaria per gestire il rapporto di lavoro. La pagina “Chi siamo” presenta spesso le persone che lavorano in azienda, con nome, ruolo e fotografia. Tuttavia, la firma raccolta all’assunzione potrebbe non bastare. In questo articolo vediamo quando serve una base giuridica specifica e quali controlli fare.
Mostrare il volto e il ruolo dei collaboratori rende l’impresa più riconoscibile. Inoltre, aiuta clienti e fornitori a capire con chi stanno parlando. Tuttavia, il sito è accessibile a chiunque. Per questo l’azienda deve sapere quali immagini pubblica, per quale scopo e per quanto tempo intende mantenerle online.
Non necessariamente. L’azienda usa i dati per amministrare il rapporto di lavoro, ad esempio per le paghe. Questi dati servono a finalità diverse dalla promozione dell’impresa sul sito o sui social.
Se l’impresa vuole pubblicare la foto di una persona nella pagina del team, deve informarla chiaramente di questo utilizzo. Deve inoltre individuare una base giuridica adeguata, come ricorda la guida del Comitato europeo per la protezione dei dati. Una firma generica su un modulo d’assunzione non dimostra, da sola, l’accettazione del dipendente. Non prova che abbia accettato la pubblicazione della propria immagine.
È una possibilità da valutare con particolare attenzione. Il consenso, per essere valido, deve essere specifico, informato e libero. Il dipendente deve poter dire di no o cambiare idea senza subire conseguenze.
Nel rapporto di lavoro questa libertà non è scontata. Chi riceve la richiesta dal proprio datore può sentirsi tenuto ad accettare, anche se preferirebbe non comparire online. Per questo un modulo separato aiuta a chiarire la richiesta, ma non rende automaticamente valido il consenso. Conta anche ciò che avviene in concreto.
Un controllo utile consiste in tre domande. La persona sa dove sarà pubblicata la foto? Può rifiutare senza effetti sul lavoro? L’azienda sa come gestire un’eventuale revoca?
Una fotografia destinata alla pagina del team può finire anche in un post LinkedIn, in una brochure o in una campagna pubblicitaria. Per questo l’impresa deve indicare con chiarezza gli utilizzi previsti. Deve inoltre verificare se la scelta del dipendente li comprende davvero. Se in seguito vuole usare l’immagine per uno scopo diverso, deve fare una nuova valutazione prima di pubblicarla.
La cessazione del rapporto è il momento giusto per controllare la pagina del team. Vanno verificati anche i recapiti pubblicati e gli altri contenuti che presentano la persona come parte dell’azienda. Se quella rappresentazione non è più corretta, o viene meno la ragione della pubblicazione, l’impresa deve aggiornare o rimuovere i dati senza ritardi ingiustificati.
È importante anche rispondere alle richieste dell’ex dipendente. In un provvedimento del febbraio 2026, il Garante ha contestato a una società due condotte. La prima è il mantenimento sul sito dei dati di un’ex collaboratrice dopo la cessazione del rapporto. La seconda è il mancato riscontro alla sua richiesta di cancellazione.
Una verifica pratica può cominciare da quattro domande:
Le fotografie raccontano l’impresa all’esterno. Inoltre, tenerle aggiornate e gestirle correttamente tutela anche le persone che ne fanno parte. Per verificare la pagina del team della tua azienda, contatta Open Impresa.
