Con le deleghe di funzioni l’impresa affida una funzione e ne chiarisce attività, responsabilità e poteri. Quando questi elementi sono definiti e comunicati, i collaboratori possono lavorare con maggiore consapevolezza. L’impresa, inoltre, può coordinare meglio le proprie attività.
«Devo controllare sempre tutto io». È una frase nella quale molti imprenditori possono riconoscersi. Le attività passano ai collaboratori, ma le decisioni continuano a tornare al titolare. Oppure il lavoro procede con risultati diversi da quelli attesi.
Prima di attribuire queste mansioni, è utile verificare se e come sono stati definiti i ruoli. Il collaboratore conosce le attività di cui deve occuparsi? Sa quali decisioni può prendere? Ha ricevuto le informazioni e gli strumenti necessari?
Un sistema di deleghe di funzioni chiaro aiuta a rispondere a queste domande. Rende anche più comprensibile il funzionamento dell’azienda.
Nell’organizzazione aziendale, delegare significa affidare a un altro soggetto la gestione di determinate attività. La delega ne definisce l’ambito, le responsabilità operative e i poteri attribuiti.
Il contenuto concreto può variare. Seguire gli acquisti, coordinare un reparto, organizzare la manutenzione o gestire uno specifico processo amministrativo richiede competenze e strumenti differenti.
Per questo una delega deve poggiare sulle attività effettivamente affidate e sulla posizione della persona nell’organizzazione. La sua denominazione, da sola, non ne determina gli effetti giuridici. Questi dipendono dal contenuto, dai poteri conferiti e dalle regole applicabili.
Un’indicazione come «occupati dei fornitori» può lasciare aperte molte domande. Significa raccogliere i preventivi, scegliere il fornitore, autorizzare l’acquisto oppure controllare che il servizio sia stato eseguito?
Se questi passaggi rimangono impliciti, il collaboratore può rispondere di un risultato senza aver compreso quali attività gli fossero state affidate.
Definire la funzione rende esplicite le aspettative dell’azienda. La persona conosce il proprio ambito di intervento, i risultati attesi e le situazioni in cui deve coinvolgere un altro responsabile.
Questa chiarezza favorisce anche il confronto. Diventa più semplice segnalare una difficoltà, chiedere un’informazione o evidenziare che un’attività richiede risorse ulteriori.
A una responsabilità operativa devono corrispondere possibilità concrete di intervento.
Chi coordina un’attività deve sapere quali decisioni può assumere autonomamente e quali richiedono un’autorizzazione. Quando sono previste spese, occorre chiarire quali può autorizzare, entro quali limiti e secondo quali procedure.
Immagina un responsabile che deve organizzare la manutenzione delle attrezzature. È utile specificare se può programmare gli interventi, richiedere preventivi e autorizzare determinate spese. Oppure se deve sottoporre alcune decisioni alla direzione.
L’autonomia va definita in relazione alla funzione affidata. Anche gli eventuali poteri di firma e di rappresentanza devono essere individuati e coordinati con gli incarichi aziendali.
Il collaboratore può così agire nel proprio ambito senza dover ricostruire ogni volta ciò che gli è consentito fare.
Un incarico chiaro può comunque incontrare difficoltà se mancano le informazioni necessarie per svolgerlo.
Chi segue un processo deve conoscere le procedure applicabili e avere accesso ai documenti pertinenti. Deve sapere quali aggiornamenti ricevere dagli altri uffici. Deve inoltre poter individuare un referente quando emerge un problema.
Pensa a chi deve verificare una fattura. Per svolgere il controllo può aver bisogno dell’ordine, delle condizioni concordate e della conferma che la prestazione sia stata eseguita. Se queste informazioni non arrivano, anche una responsabilità ben descritta rischia di essere difficile da esercitare.
Per questo, alla distribuzione delle funzioni deve accompagnarsi una comunicazione organizzata.
La delega riguarda direttamente chi la riceve, ma produce effetti sul lavoro dell’intero gruppo.
I colleghi devono sapere a chi rivolgersi, chi può autorizzare un’attività e chi deve ricevere una segnalazione. Diversamente, possono crearsi richieste duplicate, indicazioni contrastanti o passaggi che rimangono senza un referente.
Organigramma, descrizione delle mansioni, deleghe e procedure devono quindi fornire indicazioni coerenti. È altrettanto utile verificare che le persone interessate le abbiano comprese.
La comunicazione diventa particolarmente importante quando entra un nuovo responsabile, cambia un incarico o l’impresa riorganizza un ufficio.
Dopo aver affidato una funzione, l’impresa deve poter verificare come il collaboratore la esercita e quali difficoltà emergono.
Occorre definire quali aggiornamenti fornire, con quale frequenza e come gestire le situazioni che superano i poteri attribuiti. Il confronto permette anche di capire se l’incarico è ancora adeguato o se va modificato.
Un aumento delle attività, una nuova sede o un cambiamento degli strumenti utilizzati possono richiedere di rivedere responsabilità, risorse e modalità di coordinamento.
Nelle attività esposte al rischio di reato, il Modello 231 previsto dal D.Lgs. 231/2001 aiuta l’impresa a organizzare decisioni, procedure e controlli. La chiarezza delle funzioni e dei poteri contribuisce a rendere queste regole applicabili nel lavoro quotidiano.
Per i dipendenti significa comprendere quali verifiche svolgere, quali autorizzazioni ottenere e a chi comunicare eventuali anomalie.
Un sistema di deleghe di funzioni coerente è quindi un elemento dell’organizzazione da considerare nell’adozione e nell’aggiornamento del Modello. La sua utilità dipende anche dalla corrispondenza tra ciò che è scritto e ciò che le persone possono effettivamente fare.
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